Электронный чек: как сформировать и отправить клиенту

Что такое электронный чек и как он выглядит

Электронный чек - это тот же кассовый чек, который отправляется клиенту по СМС или на электронную почту. Он является полноценным фискальным документом и может наравне с бумажным чеком использоваться при возврате товара или оформлении налогового вычета. Отправка кассовых чеков клиентам происходит через оператора фискальных данных (ОФД).

Чек в электронном формате практически ничем не отличается от бумажного, и содержит те же реквизиты, которые являются обязательными для всех чеков.

Электронный чек обладает следующими преимуществами:

• можно открыть на телефоне, а значит, он всегда будет под рукой;
• его нельзя потерять, так как файл хранится на сервере ФНС;
• можно вести электронную бухгалтерию;
• компании экономят ресурс принтера и чековую ленту.

Проверить подлинность электронного чека можно точно также, как и бумажного: на сайте ФНС или ОФД. Искать и хранить чеки можно в мобильном приложении Проверка чека, которое можно скачать через Google Play и App Store. Загружать чеки в приложение можно, отсканировав QR-код, или ввести данные вручную и искать по ним.

Электронный кассовый чек содержит те же реквизиты, что и бумажная версия, но к ним добавляются еще следующие:

• номер телефона или адрес электронной почты клиента;
• электронный адрес продавца;
• код маркировки, код GTIN и серийный номер (если в чеке есть маркированные товары).

Электронный чек должен быть отправлен не позднее, чем через 1 рабочий день, но обязательно до момента, когда товар будет получен клиентом. Чек, отправленный покупателю, может быть в виде картинки, PDF-документа или ссылки на страницу с электронной версией документа.

Зачем нужен электронный чек

При расчете на кассе покупателю обязаны выдать бумажный чек. Но по просьбе клиента чек может быть выдан в электронной форме. Это регламентируется пунктом 2 статьи 1.2 ФЗ №54 “О применении ККТ…”.

Также некоторые крупные сети переводят своих покупателей на электронные чеки, которые приходят в мобильное приложение компании. Достаточно поставить галочку в настройках, чтобы согласиться на электронный чек. После чего после каждой покупки чек не будет печататься на кассе, а будет сразу отправлен прямо в мобильное приложение клиента или на e-mail.

Интернет-магазины не могут выдать своим клиентам бумажный чек после совершения покупки, поэтому для них электронный чек является основным.

Отказ предоставить клиенту электронный кассовый чек является административным правонарушением (пункт 6 статьи 14.5 КоАП РФ) и предусматривает штрафы в размере:

• 2000 рублей для сотрудника и ИП;
• 10000 рублей для организаций.

Электронные чеки для интернет-магазинов

Интернет-магазины обязаны предоставить своим клиентам чек в бумажном или электронном виде в зависимости от ситуации. Так, если клиент оплачивает покупку на сайте безналичным способом, по СМС или на электронную почту должен быть отправлен электронный чек. Бумажный чек в данном случае не выдается.

Если оплата происходит не на сайте, а в пункте выдачи, торговой точке или лично курьеру, то покупателю обязательно выдается бумажный чек. Электронный чек может быть выдан по просьбе клиента. В таком случае документ отправляется по СМС, а если позволяет касса, то на электронную почту.

Если расчет производится в удаленной местности,  на военных объектах или объектах силовых структур, то выдается только бумажный чек. Список удаленных регионов можно посмотреть на сайте администрации.

Выдавать чек не обязательно:

• если расчеты с клиентов производятся через курьерскую службу (обязанность выдать чек лежит на курьерах, а деньги интернет-магазину переводит курьерская организация. При расчетах между двумя организациями чек не нужен).
• если интернет-магазин проводит расчеты через платежного агента, например, Почту России (выдать чек должны сотрудники платежного агента).

Как отправить электронный чек

Отправить чек можно с помощью СМС по номеру телефона или на электронную почту покупателя. Для этого необходимо при осуществлении расчета указать номер телефона или адрес почты, на которую нужно отправить чек. Обязанность по отправке чека покупателю возложена на ОФД.

Обычно отправка чека на e-mail предоставляется ОФД бесплатно, а для отправки чека по СМС придется приобрести пакет сообщений.

По СМС покупателю отправляется ограниченный чек, который включает в себя только данные, подтверждающие расчет. Это происходит из-за ограничений объемов СМС-сообщений.

Чек, отправленный по СМС, включает:

• регистрационный номер ККТ;
• итоговую сумму расчета;
• дату и время совершения покупки;
• фискальный признак;
• ссылку на полную версию чека.

Если покупатель при расчете указал свою электронную почту, то чек он получит сообщением на указанный e-mail адрес.

Отправить электронный чек можно через сайт ОФД, с которым заключен договор, или прямо на кассе в момент расчетов.

Отправка электронного чека через ОФД

Чтобы отправить чек через оператора фискальных данных, необходимо:

• Зайти в личный кабинет ОФД, с которым заключен договор;
• Найти чек, который необходимо отправить, и выбрать действие Отправить по почте;
• Ввести e-mail адрес клиента и нажать Отправить.

Отправка электронного чека на кассе Эвотор

Касса Эвотор позволяет отправлять электронные чека по СМС на номер клиента или на его электронную почту.Для начала расчета с покупателем необходимо открыть на кассе раздел Продажа и отсканировать необходимые товары.

Когда все товары будут добавлены, необходимо перейти к оплате.

Затем активировать переключатель Электронный чек.

Выбрать способ отправки (по СМС или на электронную почту) и введите контактные данные. Затем нажмите кнопку Отправить.

На экране расчетов рядом с переключателем Электронный чек появится адрес почты или номер клиента.

Далее выберите нужный тип оплаты и завершите расчет. Чек отправится на почту или по СМС на номер телефона, указанный клиентом.

Компания ДЕНВИК занимается продажей и обслуживанием онлайн-касс. Мы следим за изменением законодательства, поэтому все оборудование соответствует требованиям закона о применении кассовой техники. Оставляйте заявку, если вам нужна онлайн-касса или услуги по настройке и обслуживанию уже приобретенного оборудования.