Как закрыть смену на онлайн-кассе правильно: ответ на самые популярные вопросы

Как закрыть смену на кассе и какой отчет формировать

В ФЗ №54 “О применении ККТ” прописано, что кассир обязан формировать два отчета каждый день:

• отчет об открытии смены;
• отчет о закрытии смены.

Первый формируется в начале рабочего дня, перед тем, как кассир начнет принимать оплату от покупателей. А второй нужен, чтобы обозначить завершение дня и закрытие смены на кассе. Эти документы хранятся на фискальном накопителе и передаются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД).

Если отчет о закрытии не сформировать вовремя, касса блокируется, а выдавать чеки покупателем будет невозможно. Придется останавливать торговлю до устранения блокировки, а это потеря выручки ведь торговать без применения ККТ нельзя. Поэтому важно вовремя формировать отчет о закрытии и знать, как это правильно делать.

Отчет о закрытии смены является фискальным документом, в котором отражены:

• количество чеков, выданных за день;
• число документов, которые по какой-то причине не были отправлены ОФД;
• дата и время операции

Кроме этих данных отчет о закрытии кассовой смены должен содержать обязательные реквизиты, которые перечислены в п. 5 ст. 4.1 ФЗ №54. К ним относятся фискальный признак документа, номер смены, ФИО кассира и т.д.

Каждая модель онлайн-кассы имеет свой алгоритм закрытия смены. Посмотреть его можно в инструкции, которая прилагается вместе с кассой при покупке. Но в инструкции можно найти ответы не на все вопросы. Постараемся ответить на самые популярные.

Если рабочий день не закончен, можно завершить смену?

Да, смену завершить можно. Смены, продолжительность которых менее 24 часов, не имеют никаких требований по времени. Также не установлено никаких ограничений на то, чтобы завершать смену в строго определенное время. Если вы знаете, что вечером уже никаких расчетов не будет, можно закрыть смену пораньше.

Магазин работает круглосуточно, как закрывать смену?

Если заведение работает круглосуточно, то у него нет определенного времени открытия и завершения рабочего дня. Возникает вопрос, когда открывать и завершать смену, если она не может быть больше 24 часов.

Можно закрывать смену во время технический перерывов или пересменки. Кассир, который отработал свою смену, проводит по кассе закрытие, а новый кассир открывает смену и начинает работу. Торговля остановится на 5-10 минут для формирования отчетов, но зато касса не будет заблокирована.

Нужно ли закрывать смену, если за день не было продаж?

Если вы открыли смену, ее в любом случае нужно завершить в течение 24 часов, чтобы касса не заблокировалась. Если не было за день ни одной продажи, ничего страшного, это будет отражено в отчете.

Если какие-то чеки не были отправлены ОФД, что делать?

Желательно устранить проблемы с неотправленными чеками до завершения рабочего дня, но если этого не получилось, эта ошибка не помешает закрытию смены. Закройте текущую смену и устраняйте ошибку. Проверьте соединение с интернетом и настройки обмена данных ОФД.

Отчет о закрытии не будет доставлен ОФД, пока вы не восстановите связь кассы с интернетом и не устраните ошибку. Но это не критично и не приведет к блокировке кассы. Важно завершить кассовую смену и записать отчет на фискальный накопитель. У вас есть 30 дней на отправку документа с момента его формирования.

Можно несколько раз за день открывать и закрывать смену?

В законе никаких ограничений по количеству смен не прописано. Смена может длиться как один час, так и сутки. Кассир даже может открывать и закрывать смену после каждого расчета, но лучше так не делать, заполните память фискального накопителя и его придется менять раньше времени.

Обязательно ли открывать и закрывать смену каждый день?

Нет, не обязательно. Если за неделю у вас не было ни одного посетителя и вы не открывали и смену, то и нарушением это не будет, так как расчетов с покупателями не было.

Смена закрыта, но новую открыть не получается

Обычно в таком случае на экране возникает ошибка с текстом “Нет ККТ с закрытой сменой”. Чаще всего она возникает, если вы работаете в товароучетной программе, например, 1С:Касса или 1С:Розница, в связке с фискальным регистратором.

Это означает, что в 1С кассовая смена закрыта, но по каким-то причинам информация об этом не дошла до ФР. Возможно отключили электричество или кассир слишком быстро выключил компьютер. Найдите причину ошибки, исправьте ее, а затем выполните принудительное закрытие смены через драйвер ККТ.

Причины, по которым может быть невозможно закрыть смену

Бывают случаи, когда смену закрыть невозможно по техническим причинам, например, в здании нет электричества или поврежден кабель ККТ. Кроме того ошибка может возникнуть, если на кассе неправильно установлены дата и время или память ФН заполнилась и записать отчет кассе некуда.

Если вы все делаете как обычно, но касса не позволяет закрыть смену, то скорее всего это аппаратный или программный сбой. Проверьте порядок действий по инструкции и попробуйте снова. Если не получилось, обратитесь в сервисный центр.

Если ошибка возникла по причине заполненного ФН, на экране при закрытии смены появится сообщение “Исчерпан ресурс КС ФН”. Это означает, что у фискального накопителя закончился срок службы.

Чтобы заменить ФН, нужно закрыть смену, но касса не даст это сделать, так как ресурс ФН исчерпан. Заменить ФН с открытой сменой самостоятельно у вас не получится, поэтому сразу обращайтесь в сервисный центр. Специалисты техобслуживания закроют смену с помощью специальных утилит и произведут замену ФН, а отчет о закрытии смены вы найдете в личном кабинете ОФД.

Мы рекомендуем следить за сроками замены ФН и не откладывать эту процедуру на последний день. Чтобы спокойно заменить ФН и не останавливать торговлю.

Что будет, если вовремя не завершить смену

Если вы забыли закрыть смену в конце рабочего дня, ничего страшного не случится. Если налоговая обнаружит это в процессе проверки, она не посчитает это серьезным нарушением.

Серьезные последствия будут, если смена длится больше суток, а продавец торгует в обход кассы или выдает чеки без фискального признака. За осуществление торговли без использования кассы предусмотрены штрафы:

• для ИП и должностных лиц сумма штрафа составляет от 25 до 50% от суммы расчетов;
• для организаций штраф больше и составляет 75-100%.

Если касса заблокировалась, а вы продолжаете торговлю, не выдавая чеки покупателям, вы можете получить штраф. Для ИП сумма штрафа - 2000 рублей, а для юрлица - 10000 рублей.

За отсутствие в чеке фискального признака придется заплатить:

• ИП - до 3000 рублей;
• организациям - до 10000 рублей.

Если вы уже нарушили закон по использованию ККТ, можете направить письмо в налоговые органы с точным описанием причины нарушения, чтобы избежать штрафа. В этом случае высокая вероятность отделаться предупреждением.

Компания ДЕНВИК оказывает услуги по регистрации онлайн-касс в ФНС, а также по замене ФН, снятию касс с учета и техобслуживанию. Оставляйте заявку на консультацию, если вам нужно подобрать кассу или вы хотите заключить договор на техобслуживание. С вами свяжется менеджер, чтобы ответить на все вопросы.