ЭДО: что это такое и как на него перейти

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) - это система для обмена электронными документами внутри компании или между организациями. Внедрение ЭДО в организации позволяет полностью отказаться от ведения бумажной документации. Все документы создаются в электронном виде и подписываются электронной подписью (УКЭП), а это значит, они они имеют такую же юридическую силу, что и бумажные.

Поддержка и обслуживание ЭДО возложена на операторов. Оператором является коммерческая организация, получившая лицензию от ФСБ России. После заключения договора с оператором ЭДО клиент получает доступ к сервису, позволяющему обмениваться файлами через личный кабинет площадки.

Функции, доступные пользователю ЭДО:

• поиск файлов на сервере;
• информация о деятельности компаний и ИП;
• контроль за статусами продукции, соблюдением сроков, исправлением ошибок;

• контроль сделок.

Схема работы

Для любого бизнеса схема работы с ЭДО будет одинаковой:

Отправитель создает документ, подписывает электронной подписью и отправляет контрагенту. Если получатель не зарегистрирован в системе ЭДО, он получит на почту приглашение присоединиться к системе и начать принимать электронные документы.

Контрагент получает документ и утверждает его или отклоняет. Если документ утвержден, то отправитель получает свою копию подписанного документа. При отклонении отправитель вносит правки в документ или создает новый и снова отправляет его контрагенту.

Оператор является связующим звеном между отправителем и контрагентом. Он проверяет УКЭП участников документооборота, отправляет сообщения о принятии, подписании или отклонении документов, а также гарантирует безопасный обмен файлами через защищенные каналы связи.

Преимущества и недостатки использования ЭДО

Главным преимуществом перехода на электронный документооборот является оптимизация бизнес-процессов в компании. Переход на ЭДО значительно упрощает заключение сделок, приемку и отгрузку товаров, а также расчет налоговой базы.

К тому же система позволяет видеть все этапы обработки документов и отследить, если документ завис на каком-то из них. Компаниям внедрение ЭДО позволит экономить финансы, так как можно сократить затраты на закупку канцелярии, бумаги для принтера и расходников, почтовую пересылку и затраты сотрудникам, обслуживающим архивы.

Обмен электронными файлами экономит время компаниям и ускоряет процесс заключения сделки. Обработка документов занимает от пары минут до нескольких дней и не затягивается на месяцы, если документы необходимо отправить в другой город. Документы точно не потеряются и адресат их получит.

С внедрением ЭДО решается и вопрос с экономией рабочего пространства. Некоторые документы по закону необходимо хранить в течение нескольких лет, а значит нужно покупать стеллажи и оборудовать помещение под архив. Архив занимает много места и это помещение уже никак не используешь. Электронные документы хранятся на сервере оператора, который обеспечивает их безопасность.

ЭДО упрощает контроль за исполнением документов. Это можно делать как в личном кабинете на сайте оператора ЭДО, так и в товароучетной системе, если у вас настроена интеграция.

Еще одно преимущество ЭДО в том, что электронные документы не такие хрупкие, как бумажные, и их сложно испортить, подделать или украсть. Документы могут существовать долгие годы без потребности в их постоянном дублировании, чтобы сохранить их.

Минусы электронного документооборота:

• затраты на переход и обслуживание (получение квалифицированной электронной подписи, обновление оборудования и ПО, если оно не совместимо с ЭДО, оплата доступа к сервисам ЭДО);
• есть риск потерять все данные из-за сбоя на сервере оператора;
• если партнеры компании не работают с ЭДО, необходимо вести смешанный документооборот и не получится отказаться от бумажных документов на 100%.

Как понять, что нужно переходить на ЭДО

О том, что пора переходить на электронный документооборот, многие предприниматели задумываются, когда начинают терять контроль за движением документов. Нужно переходить на ЭДО, если:

• при возникновении спорных ситуаций вам очень сложно найти оригинал документа или его скан;
• вы не понимаете, где завис документ в процессе подписания;
• вы не можете отследить, какие документы уже подписаны, а какие еще нет;
• вы тратите много времени на сбор документов по запросу ФНС.

Кому подойдет работа с ЭДО

Переход на электронный документооборот подойдет любому бизнесу. Крупным компаниям с большим объемом документов в месяц он поможет снизить затраты на ведение и обслуживание документооборота, снизить риск потери документов и избежать штрафов от налоговой за ошибки.

Малый и средний бизнес сможет ускорить процесс согласования сделки и получение контрагентом счета или договора, а значит, сможет быстрее получить оплату за свои услуги. Также некоторые крупные заказчики могут поставить условие работы только по ЭДО, и предпринимателю все равно придется подключаться к системе, чтобы не потерять клиента.

• обувь;
• легкая промышленность;
• шины;
• духи;
• фототехника.

Как начать работу с ЭДО

Для того, чтобы начать обмениваться электронными документами, необходимо:

• получить электронную подпись (УКЭП);
• заключить договор с оператором ЭДО;
• внедрить систему электронного документооборота.

Компания ДЕНВИК оказывает услуги по подключению к ЭДО. Настроим подключение к электронному документообороту из учетной системы и научим работать.