Оприходование товара на склад: рекомендации
Точный учет каждой единицы – фундамент для эффективного функционирования бизнеса. Отсутствие четкой системы приводит к убыткам, нехватке продукции. Одним из ключевых этапов в организации учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) является оприходование на склад – процедура, требующая внимательности и следования установленным правилам.
Оприходование товара на склад – это документально зафиксированный процесс приема, внесения информации о поступившем товаре в систему учета складских запасов. Это подтверждение того, что груз прибыл на склад, был проверен и теперь готов к дальнейшей обработке, хранению, продаже.
Этапы оприходования на склад
- Приемка. Включает сверку фактического количества поступившей продукции с данными, указанными в сопроводительных документах (товарно-транспортных накладных, счетах-фактурах и т.д.). Важно тщательно проверить целостность упаковки, наличие видимых повреждений, соответствие маркировки. В случае обнаружения расхождений или дефектов составляется акт о расхождениях, который фиксирует выявленные недостатки.
- Идентификация, т.е. определение наименования, артикула, сорта, других характеристик. Для этого используются штрихкоды, артикулы или другие идентификационные метки. Важно убедиться, что товар соответствует заявленным характеристикам и не является контрафактным.
- Проверка качества. Могут проводиться разные тесты, направленные на выявление дефектов или несоответствий установленным требованиям. Результаты проверки качества фиксируются в документах.
- Внесение данных в систему учета (оприходование). После успешного прохождения всех предыдущих этапов, информация о поступившем изделии вносится в систему учета складских запасов. Это позволяет отслеживать движение товара, контролировать складские запасы.
- Размещение на складе. Важно разместить товарные позиции так, чтобы обеспечить его сохранность, удобство доступа, возможность быстрой отгрузки, учитывая их характеристики, условия хранения, требования к безопасности.
Преимущества оприходования
- Точный учет складских запасов. Это необходимо для планирования закупок, предотвращения дефицита и излишков.
- Предотвращение хищений и потерь. Документальное оформление приема позволяет контролировать движение продукции, предотвращать хищения, потери.
- Оптимизация складской логистики. Правильное размещение на складе обеспечивает удобство доступа, возможность быстрой отгрузки. Это повышает эффективность складской логистики.
- Улучшение качества обслуживания клиентов, оперативная сборка заказов.
- Соответствие требованиям законодательства. Оприходование – обязательное требование законодательства, его несоблюдение может привести к штрафам и другим санкциям.
Документы для оприходования
Для корректного отражения поступления товарно-материальных ценностей на склад необходимо оформление соответствующих документов. Процесс оприходования, включающий приемку и первоначальный учет, осуществляется материально ответственным лицом или уполномоченным представителем на основании доверенности. Поставщик, со своей стороны, обеспечивает сопровождение поставки комплектом первичной документации, в которую входят:
- Товарная накладная. Фиксирует факт передачи груза от поставщика покупателю, отражая ассортимент, количество и стоимость продукции.
- Товарно-транспортная накладная (ТТН) – первичный документ, фиксирующий перемещение ТМЦ. Это основание для расчетов за услуги по автоперевозке.
- Счет-фактура – документ, оформляемый поставщиками – плательщиками налога на добавленную стоимость (НДС). Он дает возможность покупателю-плательщику НДС принять к вычету налог, включенный в цену товара. Плательщики на упрощенной системе налогообложения (УСН), освобожденные от НДС, счета-фактуры не составляют. При получении счета-фактуры от поставщика на общей системе налогообложения (ОСНО), покупатель на УСН возмещать входной НДС не может.
Перед приемкой уполномоченное лицо обязано проверить корректность заполнения накладной. Документ должен содержать полные реквизиты сторон, детальное наименование, количество, цену единицы, итоговую сумму, а также информацию о НДС, если применимо. Внимательная проверка накладной – залог корректного учета поступивших ТМЦ.
УПД для оприходования
В качестве альтернативы стандартному комплекту документов, сопровождающих передачу товаров, работ или услуг, существует универсальный передаточный документ (УПД). Он объединяет функции счет-фактуры и первичного учетного документа (например, товарной накладной или акта выполненных работ/оказанных услуг). УПД разработан Федеральной налоговой службой (ФНС) России для упрощения документооборота, снижения административной нагрузки на бизнес.
УПД – это гибрид двух отдельных документов, которые ранее требовалось оформлять по отдельности. Он содержит реквизиты как для подтверждения факта хозяйственной операции (например, поставки), так и для исчисления и уплаты НДС.
Унифицированная форма, закрепленная законодательно, предусматривает поле для указания статуса документа, определяющего, какие именно функции он выполняет:
- Замена счета-фактуры, товарной накладной.
- Замена только товарной накладной.
- Замена счета-фактуры (преимущественно для электронного документооборота).
Способы оприходования
Ручной
- В разделе 1С “Склад” или “Закупки” необходимо создать документ “Поступление товаров”. Он служит основанием для фиксации факта поступления ТМЦ на склад, устанавливает связь между поступившими позициями и соответствующими карточками номенклатуры в справочнике.
- В созданном документе необходимо указать сведения о поставщике, склад приемки, дату поступления. Добавить поступившие позиции из справочника номенклатуры, указав для каждой количество, цену, ставку НДС, если применимо.
- После заполнения данных необходимо тщательно проверить их корректность и нажать кнопку “Провести”. После проведения документа система автоматически отразит поступление на указанный склад, обновив информацию о его наличии в учетной системе.
Автоматизированный
- В случае, если поставщик предоставляет электронные накладные через ЭДО, то есть возможность автоматической загрузки данных о поступлении в 1С. Данные из электронной накладной импортируются в 1С, автоматически формируя документ поступления.
- При использовании терминалов сбора данных (ТСД) процесс оприходования может быть автоматизирован путем сканирования штрихкодов поступивших позиций. Система регистрирует каждую отсканированную единицу, автоматически обновляет информацию об остатках на складе в режиме реального времени.
После завершения оприходования информация о количестве ТМЦ на складе автоматически обновляется в 1С. Эти данные доступны для просмотра в разных отчетах, а также в документах, отражающих движение товаров.
- В разделе “Отчеты” необходимо выбрать отчет “Остатки товаров на складе” для получения актуальной информации об остатках ТМЦ по всем складам предприятия. Отчет позволяет использовать фильтры по номенклатуре, складу, срокам годности и другим параметрам для получения детализированной информации.
- Система 1С предоставляет возможность формирования аналитических отчетов, отражающих динамику поступления и выбытия продукции. Они позволяют анализировать, какие товары поступают чаще, каковы текущие складские запасы, какие позиции требуют пополнения.
Оприходование с помощью ТСД
Терминал сбора данных (ТСД) – это портативное электронное устройство, предназначенное для автоматизированного сбора, обработки, передачи информации о товарах, маркированных штрихкодами или RFID-метками. Т.е. это мини-компьютер, оснащенный сканером штрихкодов или RFID-считывателем, дисплеем, клавиатурой (или сенсорным экраном), и средствами беспроводной связи (Wi-Fi, Bluetooth, GSM/GPRS).
ТСД позволяет ускорить, упростить процесс идентификации изделий, учета их количества, а также передачи собранных данных в учетную систему предприятия 1С. Это особенно актуально для складских операций, где необходимо быстро обрабатывать большие объемы товаров. Чтобы ТСД работал необходимо установить на него ПО. Мы рекомендуем “Склад 15” от Клеверенс.
Как ТСД используется при оприходовании
- Сотрудник склада, оснащенный ТСД, принимает груз, поступивший от поставщика.
- С помощью встроенного сканера или считывателя, сотрудник сканирует штрихкоды или RFID-метки, нанесенные на упаковку.
- ТСД автоматически идентифицирует товар, сопоставляя считанный код со сведениями в своей базе данных.
- Сотрудник вводит количество поступившего товара, либо вручную с помощью клавиатуры.
- ТСД может автоматически проверять соответствие поступивших изделий данным в сопроводительных документах (накладных, счетах-фактурах), предупреждая об обнаруженных расхождениях.
- Собранная информация о поступившей единице (наименование, количество, дата поступления и т.д.) передается в 1С по беспроводной связи (Wi-Fi, Bluetooth, GSM/GPRS).
- Учетная система автоматически обновляет информацию об остатках на складе, учитывая поступившую партию.
Преимущества ТСД при оприходовании
- Сканирование штрихкодов или RFID-меток происходит быстрее, чем ручной ввод данных.
- Исключается возможность ошибок, связанных с ручным вводом. Это повышает точность учета.
- Автоматизация оприходования скоращает количество сотрудников, необходимых для выполнения этой задачи.
- ТСД позволяет контролировать соответствие поступившего товара данным в сопроводительных документах, выявляя расхождения, предотвращая приемку некачественного позиций.
- Данные о поступлении мгновенно передаются в 1С, обеспечивая оперативный доступ к информации о складских запасах.
- Точный учет оптимизирует складскую логистику, улучшает расстановку товаров на складе, ускоряет отгрузку.
- За счет повышения скорости, точности и снижения трудозатрат, ТСД сокращает издержки, связанные с оприходованием.
Как внедрить ТСД в бизнес-процессы компании
Необходимо:
- Провести анализ бизнес-процессов. Определить, какие из них можно оптимизировать с помощью ТСД.
- Разработать техническое задание. Сформулировать требования к ТСД и ПО.
- Выбрать поставщика.
- Провести обучение персонала правилам работы с ТСД и ПО.
- Протестировать систему в реальных условиях работы.
- Поэтапно внедрить её в эксплуатацию.
Если у вас остались вопросы по оприходованию и внедрению в работу склада ТДС, оставляйте заявку. Наши менеджеры вас проконсультируют.
Получить консультацию
Внедрения
Услуги
