Складской учет: правила ведения и организации на предприятии

Что такое складской учет и зачем он нужен

Чтобы лучше понимать, зачем нужен складской учет, разберемся в основных понятиях.

Складской учет - это постоянный количественный учет и контроль за всеми товарами и материалами, поступающими на склад. Контролем ведения учета обычно занимается главный бухгалтер, а исполнением - кладовщик. Для удобства ведения учета были разработаны и утверждены законом учетные карты. Кладовщик занимается заполнением карт и является материально-ответственным лицом. Он заключает с работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору, а при изменениях, например, увольнении сотрудника, проводится инвентаризация. 

Учет запасов законодательно регламентирован приказами Министерства финансов. До 2021 года это был ПБУ 5/01 “Учет материально-производственных запасов”. С 2021 года организации обязаны вести учет по ФСБУ 5/2019 “Запасы” (утвержден приказом Минфина РФ от 15.11.2019 № 180н). Согласно этому документу складской учет может вести только назначенное материально-ответственное лицо. В этом же документе прописаны ценности, которые относятся к материально-производственным запасам (МПЗ). Складской учет в кредитных и бюджетных организациях регулируется другими документами.

Материально-производственные запасы (МПЗ) - активы, которые используются в качестве сырья и материалов для производства продукции, предназначенной для продажи. Перечень активов можно посмотреть в ФСБУ 5/2019. Не относятся к запасам активы, предназначенные для использования на длительном сроке (считаются основными средствами), а также незавершенное производство.

Организация складского учета позволяет контролировать:

• количество товаров, которое находится в кладовой или торговом зале;
• сроки хранения;
• показатели продаж;
• расчеты с поставщиками;
• оборот товара.

Кроме этого учет позволяет предотвратить потери, порчу имущества компании и хищения со стороны сотрудников.

Кто несет ответственность

За сохранность материально-производственных запасов отвечают сотрудники склада, а именно:

• заведующий складом - распределяет обязанности среди подчиненных, контролирует процессы и несет ответственность за целостность запасов;
• кладовщик - занимается ведением учета активов;
• грузчики - перемещают запасы в пределах кладовой или всего предприятия;
• младший рабочий персонал - поддерживают чистоту на территории предприятия.

Как вести складской учет

Нет универсальной методики для ведения складского учета. В зависимости от объема номенклатуры используют один из 4 способов:

1. Номенклатурный. Подойдет для компаний с небольшим ассортиментов товаров, так как не предусматривает деление ассортимента на группы. На каждую позицию товара заводится новая карточка.
2. Сортовый. Вся номенклатура объединяется в группы и подгруппы, учитывая отдельные товарные позиции. Осложняется различными единицами измерения.
3. Партийный. Может быть как основным, так и дополнительным методом, удобен оптимизацией проведения расчетов с поставщиками.
4. Партийно-сортовый. Продукция принимается попартийно, затем каждая партия разделяется по сортовому методу.

Каждый из этих способов учета требует своего документального оформления. При номенклатурном способе хватает ведения учетных карточек, а для партийного нужна будет отдельная ведомость складского учета.

Основные складские операции

Учет складских запасов всегда актуален, даже при отсутствии помещения для хранения, ведь учет фиксирует не только перемещение товаров, но и закрепляет материальную ответственность за сотрудником. Чтобы лучше контролировать ценности, отвечающему за них человеку нужно четко документировать все процессы на складе.

В основном на складе существуют следующие операции:

• оприходование товаров на склад, его пересчет;
• проверка сопроводительной документации к товару;
• ввод данных о поступившем товаре в учетную систему или в бумажные/ электронные документы;
• выдача товара со склада в торговый зал или покупателям напрямую (производится по расходным документам);
• ввод информации об отгрузках в учетную систему;
• проведение инвентаризации;
• информирование бухгалтерии об изменениях закупочных цен;
• списание товаров при выявлении порчи или недостачах;
• редактирование свойств товара в учетных карточках.

Читайте статью "Решение проблем складской отрасти с помощью ТСД и Склад 15"

Документооборот на складе

Все операции фиксируются сотрудниками в соответствующих документах. Правила заполнение и ведения этих документов регламентируются законом. Лучше их соблюдать и не допускать возникновения ошибок, чтобы не столкнуться с последствиями.

Документы, применяемые при приеме товара

• накладная от поставщика;
• М-4. Приходной складской ордер;
• товарно-транспортная накладная;
• М-7. Акт приемки продукции;
• приходная накладная;
• Торг-1. Акт приемки материалов;
• Торг-2. Акт о расхождении по качеству и количеству при приемке ТМЦ.

Документы, применяемые при хранении, транспортировке и отпуске продукции

• Торг-11. Товарный ярлык;
• М-17. Карточка учета материалов;
• М-11. Требование-накладная;
• Торг-13. Документ на внутреннее движение и передачу товаров;
• М-15. Бумаги на отпуск материалов;
• Торг-12. Товарная накладная;
• Торг-16. Списание продукции.

Правила складского учета

Вне зависимости от размеров организации и ее деятельности алгоритм складского учета не будет сильно отличаться. Рекомендации, которых стоит придерживаться:

1. Продукция от поставщика доставляется со всеми сопроводительными документами.
2. Информация в накладных проверяется с помощью ТСД.
3. Заполняется журнал регистрации.
4. Товар отправляется на склад и готовятся приходные накладные.
5. При перемещении со склада оформляется накладная ТОРГ-12.
6. Товары продаются только через кассу, после продажи формируется фискальный чек.
7. В конце смены создается приходный кассовый ордер на всю принятую продукцию.
8. При передачи смены распечатываются инвентаризационные сведения и ревизия.

Автоматизация складского учета

Бумажное оформление складских документов подходит только для небольших компаний. Но даже им лучше потратиться и внедрить систему автоматизации, чтобы исключить риск возникновения ошибок в документах, их потерю, а также хищения со стороны персонала.

Преимущества автоматизации складского учета:

• быстрое заполнение документов с помощью шаблонов и справочников;
• настройка обмена документами между системой автоматизации склада и бухгалтерской программой;
• своевременная актуализация шаблонов документов;
• удаленный доступ к документам через интернет;
• закрепление за товаром зоны хранения;
• простота проведения инвентаризации;
• сокращение количества ошибок в документах;
• автоматическая печать ценников;
• контроль над сроками хранения.

Даже базовая автоматизация складского учета снизит издержки, повысит рентабельность деятельности и сократит ошибки и время на рутину. Если вы хотите внедрить систему автоматизации на своем складе, оставляйте заявку на консультацию.