Автоматизация тендерного отдела для АО АК “Деловой профиль”

О компании

Основными компетенциями компании АО АК “Деловой профиль” являются: аудит, оценка, налоги, право, услуги в области МСФО, управленческого и финансового консалтинга, due diligence.

Due diligence - обеспечение добросовестности, независимый сбор объективной информации о продаваемом объекте и экспертная оценка. Данная процедура позволяет оценить целесообразность инвестиций в объект и выявляет пути улучшения состояния компании.

Существует такой способ заключения сделок, как участие в конкурсах. Они регулируются 223 и 44 Федеральными законами, а занимается участием в таких конкурсах тендерный отдел продаж.

Работа компании разделена на отдельные практики:

• Практика аудита (укрупненно);
• Практика налогов и права;
• Практика оценки;
• Практика управленческого консультирования.

Практики - это отделы, которые привлекают проекты и занимаются их реализацией.

Работа тендерного отдела была слабо автоматизирована и строилась следующим образом:

1. В программе Селдон Тендер настроены фильтры по практикам и направлениям конкурсов.
2. По каждой практике настроен фильтр по типу конкурса: госзакупка (44 и 223 ФЗ) или коммерческая закупка (с площадок, а не с сайта госзакупок).
3. Каждое утро программа присылает подборку в Excel в виде файла со списком 50-100 конкурсов по фильтрам.
4. Файл рассылается по всем практикам. Руководитель практики просматривает этот файл, применив фильтры по своей практике, и отмечает цветом те конкурсы, которые его заинтересовали.
5. Далее он через почту обсуждает с тендерщиком перспективы участия в выбранном конкурсе.
6. Если принимается решение участвовать в конкурсе, тендерщик заводит сделку в CRM, загружает в нее файлы и вручную заполняет поля. После заполнения сделки он отправляет ее в расчет.
7. Далее ставится задача на производственника, который производит расчет стоимости.
8. После закрытия задачи производственником ставятся задачи на юриста. Он проверяет добросовестность конкурса, изучает и согласовывает договора на услугу.
9. Если все этапы пройдены успешно, то тендерщик собирает конкурс, отправляет документацию заказчику и переводит сделку на этап “Торги”. В дальнейшем он постоянно заходит и проверяет, не опубликованы ли результаты конкурса на площадке.

Краткая схема бизнес-процесса до автоматизации:

Основные проблемы такой организации работы:

• Сложный алгоритм поиска и анализа информации по тендерам: отбор тендеров требуют анализа очень большого количества данных, это трудоемкий процесс. В таблице с конкурсами представлена только общая информация, которой недостаточно для полного анализа. Нужно переходить по ссылкам, чтобы собрать все сведения о конкурсе. Это усложняет процесс и в результате некоторые конкурсы теряются, а по каким-то упускаются детали.
• Собранная информация не систематизирована и не собрана в одном месте: вся информация по конкурсу и обсуждения с тендерщиком теряются в электронной почте. Невозможно отследить причины отказа от конкурса, а большинство информации хранится только в памяти сотрудников.
• Нет отчетности, невозможно проанализировать результаты деятельности.
• Нет информации о клиентах, в конкурсе которых принимается участие: нет возможности отследить конкурсы по другим услугам, увидеть количество самоотводов, количество выбранных конкурсов, невозможно посмотреть другие конкурсы, которые уже изучала компания и комментарии по ним.
• Руководители не имеют возможности отследить свои конкурсы.

В тендерном отделе наиболее трудоемкий и ответственный участок работы - это отбор и анализ тендеров для участия из всей массы конкурсов. Этот этап совершенно не автоматизирован и занимает около 80% времени сотрудников отдела. Поэтому было принято решение интегрировать систему Селдон и Битрикс24 с целью выгрузки тендеров из Селдон в лиды Битрикс24 с автоматическим заполнением необходимой информации. Для построения отчетности и ее дальнейшего анализа решено интегрировать Битрикс24 с Power BI.

Интеграция Seldon и Битрикс24

Для интеграции Seldon и CRM Битрикс24 было реализовано приложение, которое выгружает в лиды всю необходимую информацию по конкурсам и тендерам. В лид выгружается номер извещения, НМЦК (начальная максимальная цена контракта), Организатор, ИНН Организатора и т.д. Тендеры из Seldon выгружаются в соответствии с фильтром.

В лид также добавляется вся необходимая информация по организатору тендера или конкурса. На основе этих данных в дальнейшем формируется контакт или компания в CRM. Обмен происходит в автоматическом режиме в определенное время. Для этого было настроено расписание.

Этот этап значительно упрощает изучение и поиск информации. Поскольку теперь данные хранятся в лидах, то для поиска нужного конкурса можно пользоваться функцией поиска, настраивая различные фильтры. Также после интеграции все обсуждения можно вести в карточке лида, прикреплять файлы и т.д. Информация аккумулируется в одном месте и не теряется.

Автоматизация в Битрикс24

Как только приложение, обращаясь по API Seldon к Селдон Тендер, выгружает нужные конкурсы в лиды, они попадают на стадию «Преданализ». В этот момент запускается бизнес-процесс, который назначает ответственного, если он не был определен автоматически, лиду присваивается номер и заполняется дата, когда лид был добавлен в CRM. CRM автоматически производит поиск контрагента (компания в терминах Битрикс24), который указан в информации, импортированной из Seldon, и, если он найден, прикрепляет к лиду.

Для удобства пользователей сущность лид была переименована в «Тендер». 

Если по конкурсу проявили интерес, лид попадает на стадию «Анализ».  Далее стартует бизнес-процесс, который определяет, была ли автоматически прикреплена компания-организатор конкурса. Если нет, то создается новая компания, далее с помощью действия бизнес-процесса для нее создается и привязывается новый реквизит с указанием ИНН и наименования компании. После этого для новой компании запускается отдельный бизнес-процесс, который обогащает карточку компании через сервис DaData - дополняет реквизиты, адрес, полное наименование и т.д.

Далее руководителям практики, старшим партнерам, тендерщикам и маркетингу поступает уведомление о конкурсе, по которому проявлен интерес. В уведомлении указана минимальная необходимая информация, а также ссылка, перейдя по которой, можно попасть в карточку тендера.

Ответственные лица изучают и анализируют конкурс. Если принимается решение участвовать, то лид переводят на стадию «В работе», и он автоматически конвертируется в сделку и помечается «успешным». В случае принятия отрицательного решения лид помечается как «некачественный» и переходит на одну из неуспешных стадий: недостаточная квалификация, низкая начальная минимальная цена, самоотвод на анализе или тендер не целевой. Когда тендер переходит на один из таких статусов, для него автоматически заполняется паспорт отказа с указанием причины и комментария.

После конвертации успешный лид становится сделкой и проходит несколько стадий: тендерщики производят подготовку, собирают документы, создаются задачи по банковской гарантии, задачи юристам, производство готовит и рассчитывает итоговую стоимость и т.д.

У каждой стадии свои роботы. Например, на стадии подготовки коммерческого предложения автоматизация подразумевает уведомление ответственных лиц и согласование коммерческого предложения, а на стадии «Проверка договора» рассылаются уведомления, ставятся необходимые задачи и т.д.

Далее отслеживаются результаты конкурса. В случае победы сделка проходит этапы согласования проекта и подписания договора, предпроектной подготовки и реализации. На каждом из этапов настроены роботы, которые отправляют уведомления, что позволяет вовремя отслеживать все изменения. Если же конкурс был проигран, то сделка закрывается как «не успешная» и попадает на одну из стадий с названием, которое соответствует причине проигрыша или отказа.

Дополнительно реализован функционал отслеживания конкурсов по клиентам. В карточке компании или контакта (т.е. контрагента) есть вкладки - Сделки и Тендеры, в которых соответственно указаны конкурсы, связанные с данным контрагентом.

Особенности проекта

Интеграция Битрикс24 с Seldon позволила настроить целую систему уведомлений, которая вовремя оповещает нужных сотрудников об изменениях и необходимости выполнить какие то действия. Контакты теперь хранятся в CRM, а обогащение карточки компании происходит через сервис DaData.

Автоматизация процесса обработки тендеров позволила клиенту:

• Многократно ускорить поиск конкурсов;
• Аккумулировать всю информацию о клиентах и проводимых ими конкурсах в одном месте;
• Привлекать внимание нужных сотрудников к необходимым конкурсам с помощью системы уведомлений, а также вовремя отслеживать результаты;
• Отслеживать все обсуждение конкурсов, хранить информацию по ним в одном месте - в карточке тендера/сделки;
• Параллельно выполнять необходимые для участия в конкурсе процессы (например, согласование оплат);
• Автоматически, с помощью бизнес-процессов, создавать однотипные и повторяющиеся задачи.

Компания Деловой профиль успешно пользуется решением. Мы желаем им успешной работы, больше выигранных сделок и будем рады новым проектам.

Если вам нужна интеграция Битрикс24 с другими сервисами, в которых вы работаете, оставляйте заявку. Настроим обмен и научим работать с новым решением.